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Mit Version 4.1 des Content Management Servers setzt EGOTEC konsequent auf Weiterentwicklung und Zukunftssicherheit. Grundlegende Verbesserungen haben sich unter anderem bei der Dokumentenverwaltung, Rechteverwaltung und Usability ergeben.
In Version 4.1 kann jedem Artikel der Webseite oder Dokument in der Mediendatenbank für jedes vorhandene Recht (lesen, schreiben, löschen, freigeben,…) mehrere Gruppen mit unterschiedlichen Rollen zugewiesen werden. Zusätzlich können neben den Gruppen mehrere Benutzer zugewiesen werden, die unabhängig ihrer Gruppenzugehörigkeit Zugriffsrechte erhalten. Mit diesem mehrdimensionalen Rechtekonzept können die Anforderungen von Organisationsstrukturen in Unternehmen optimal umgesetzt werden. Eindimensionale Lösungen, die nur eine Gruppe und einen Nutzer je Recht erlauben gehen hier an der Praxis vorbei.
Das Dokumentenverwaltungsmodul dient zur strukturierten Ablage von Dokumenten in ihrem Standarddateiformat. Jedes Dokument kann mehreren Kategorien zugeordnet werden und somit über die unterschiedlichsten Wege gefunden werden. Zusätzlich können die Dokumente mit Metainformationen wie Titel, Kurzbeschreibung und Schlagworten versehen werden. Über die Versionsverwaltung von EGOTEC werden die Dokumente archiviert. Die Suche nach einem Dokument kann flexibel gestaltet und eingegrenzt werden, im Zusammenspiel mit dem EgoSearchPlus Modul werden auch die Inhalte der Dokumente (z.B. Word, Excel, PDF, etc.) indiziert und über die Volltextsuche wird das Dokument gefunden.
Über die Rechtevergabe kann der Zugriff auf einzelne Dokumente auf bestimmte Gruppen oder Personen beschränkt werden. Per Check-In/Check-Out wird sichergestellt, dass immer das aktuelle Dokument im Intranet verfügbar ist und das gerade bearbeitete Dokument nur von einem Nutzer gleichzeitig geändert wird. Hierbei arbeiten die Nutzer in Ihrer gewohnten Windows Explorer Umgebung und können auf die Dokumente wie in einem Netzlaufwerk zugreifen. Im Praxiseinsatz wird dieses Modul häufig im Intranet eingesetzt, z.B. für die Bereiche Formularverwaltung, Qualitätsmanagement und Organisationshandbücher.
Mit Version 4.1 setzt EGOTEC auf den Einsatz zukunftsweisender Technologien wie SOAP und AJAX. Die Kommunikation der Softwarekomponenten wird über Standards vereinheitlicht, was für den Endnutzer einerseits zu Performancesteigerungen und Bedienungsverbesserungen führt. So kann sich jeder Nutzer seinen Desktop mit Portlets per Drag&Drop selbst zusammenstellen.
In der Version 3 wurde für jede Sprache ein extra Template benötigt. EGOTEC 4 setzt hier auf Sprachdateien welche den Vorteil haben das nur noch ein Template benötigt wird. Variablen welche in den Templates Verwendung finden ersetzt das System für die jeweilige Sprache. Durch einen Übersetzungsmanager können Sie bequem die Templates über das Backend übersetzen.
Zusätzlich wird Unicode eingesetzt womit auch Sprachen verwendet werden können welche nicht dem europäischen Standard entsprechen.
Auch eine WebDAV Schnittstelle wurde in EGOTEC 4 integriert. Durch WebDAV ist es Redakteuren möglich Dokumenten in den Multimedia Bereich per Windows Explorer Hochzuladen.
Das CMS nimmt so einen eigenen Ordner im Windows Explorer ein.
Ab der Version 4.1 wurde eine weitere Funktion eingebaut welche auf Zukunftssicherheit setzt. Durch das automatische Update sind Sie immer auf dem neusten Stand der Technik.
Es wurde ein komplett neuer Inhaltsbereich integriert welcher auch CSS Angaben interpretiert.
Formatklassen für Schrift und Tabellen können vom Designer für die Redakteure festgelegt werden.
EGOTEC 4 setzt komplett auf Datenbankunabhängigkeit. Datenbanksysteme wie Oracle, MySQL, Postgresql oder MSSQL werden unterstützt.
Durch den Objektorientierten Aufbau von EGOTEC 4 können auf Anfrage weitere Datenbanksystem implementiert werden
Zusätzlich unterstützt der Inhaltsbereich eine XHTML Ausgabe für Barrierefreie Auftritte
Zusätzlich besteht in der Version 4.2 die Möglichkeit Bilder, welche sich z.B. in einem Worddokument befinden per Copy&Paste in den WYSIWYG-Editor zu übernehmen. Hierbei wird automatisch das Bild in die Mediendatenbank übertragen.
Der neue WYSIWYG-Editor in Version 4 erzeugt XHTML 1.0 kompatiblen Code, der Voraussetzung für ein barrierefreies Design darstellt. In der Software selbst ist ein Barrierechecker enthalten, der ähnlich wie der Linkchecker funktioniert und die Inhalte auf Einhaltung der Barrierefreiheit prüft.
Im WYSIWYG-Editor ist eine Rechtschreibprüfung integriert, die analog zur Prüfung in Textverarbeitungsprogrammen funktioniert.
Man kann eine Design (skin) mehreren Mandanten zuweisen. Dies hat den Vorteil, dass Designänderungen nur einmal durchgeführt werden müssen und automatisch allen Mandanten zur Verfügung stehen.
Ein Upgrade auf EGOTEC 4.2 könnte im Zuge der Einführung interessant sein, da insbesondere im Bereich Zugriffsschutz und Versionierung von Dateien, die sich im Downloadbereich befinden Verbesserung durchgeführt wurden. Allerdings wurde bei der Umstellung von EGOCMS 3.5 auf 4.2 die technische Basis der Datenverwaltung und der Erzeugung von Templates umgestellt. Eine Umstellung des bisherigen Auftritts auf die neue Technik ist mit 5 Manntagen Arbeitsaufwand zu veranschlagen, der sich hauptsächlich im Bereich Templateerstellung ergibt. EGOCMS 3.5 basierte auf der technischen Basis der letzten 3 Jahre, inzwischen ergaben sich Änderungen an den Browsern, PHP-Versionen und Datenbankversion, die wesentlich mehr Möglichkeiten bieten und alle in EGOTEC 4.2 eingeflossen sind. Diese Änderungen machen EGOTEC 4.2 zukunftssicher für mindestens weitere 3 Jahre und stellen somit die Weichen auch für Ihre Investitionssicherheit.